飲みに行きたい！！ヽ(^o^)丿
だけども今日も仕事が終わらなくて残業・・・。他の人は定時で帰っているのに。どうしたら定時までに仕事が終わるんだろう？
なんて悩みを抱えていませんか？
もしかしたら少しだけ仕事のやり方を変えると効率よく終わるかもしれません。
現在私は中間管理職として仕事をしていますが、ある程度仕事量や効率よく仕事をこなせるよう現在地にたどり着くまでの間、何度もパンクしてしまい周りに迷惑をかけたことがあります。
こんな経験から少しだけアドバイスができるかもしれませんのでお付き合いください。
※進捗管理ができない人向けの記事です。
仕事が期限までに終わらない原因はこんなところにあるかも！
仕事が期限までに終わらない・・いや泣き言いってないで頑張らないと、でも本当は誰か手伝って欲しいんだよ！！なんて私はいつも思っていました。
定時までに仕事を終えることができない。これって複数理由があるかもしれませんね。
良く聞くパターンが次の状況、
・どの仕事から手をつけて良いかわからないから、目の前の仕事から始める（仕事の優先順位がわからない）
・仕事を振られやすく断れない。結果常に忙しい。（仕事量のキャパオーバー）
・メールやその他に気がとられてやるべき仕事に着手できていない。
これらのケースについて掘り下げていきます。
仕事の優先順位がわからない
どの仕事から手を付けたらいいのでしょうか？
と部下から良くある質問です。
いつもどこから手を付けているのでしょうか？と聞くと、
「特に考えていない」「目の前の仕事から」・・・
というのが多いです。いやこれ圧倒的に多いです。
実際に仕事を確認すると、今やらなくても良いタスクを進めており結果として重要な仕事を後回しにしている傾向が見られます。
例えば提出期限が本日中のタスクと、翌日提出期限のタスク、翌々日提出期限のタスクと３つ抱えているのにも関わらず、まずは翌日提出期限のタスクや翌々日提出期限のタスクを進めており、当日の残り時間が少なくなったところで本日中が期限のタスクに取り掛かるという・・。
もしかしたら生活残業なども込みで計算して後回しにしている可能性もあるのですが。
さてさて、それでは自身の仕事はどのように進めたら良いか・・・
・期限が決まっているなら → 残りの期限が少ないものを優先する
・同一期限なら → 重要度が高いものを優先する
・期限が決まっていないなら → 捌きやすいものから捌いていく
こんな感じで進めていくと良いです。
また一つのタスクが中長期間のケースはマイルストーンを決めると良いです。（もちろん週単位でも日単位でも）
マイルストーンとは経過点として、期限に対しての進捗を確認するのに便利です。
左図のように１/1から開始6/1を期限としてA、B、Cタスクの3つを終わらせてほしいという案件があったとします。
この３つのタスク一つ一つに期限を付けます。例えばAタスクなら2/1までに完了させ、Bタスクは4/1まで、Cタスクは期限の約1週間まえまでに完了させる。
※それぞれのタスクはある程度どれくらいで終わるか把握しているものとする
もっと細かく見る場合は標準時間とバッファを当てはめてもいいのかもしれませんが、今回はこのケースでざっくりと。
タスク開始後にAタスクが仮に2/1時点で完了していない場合は進捗遅れとなります。
この時点で時間と相談し、どの程度まいていくのか調整します。
逆にAタスクが1/中旬には完了しているのであればBタスクを前倒しするのか、あるいは別の案件をその間にいれるのか調整していきます。
このようにマイルストーンを設定すると上司に対しての業務報告もしやすくなります。
まずは優先順位を決めてみましょう！
仕事量のキャパオーバー
「いや、おれ結構仕事していると思ってるんですけどね、終わらないっす」
という後輩をよくよく観察してみると、単純にさばききれないでしょうという仕事量を持っていました。
え？このボリューム大丈夫？手伝おうか？他の人に分配しようか？
いえ！期待されているので応えたいんです！
何て言っていましたが、完全にキャパオーバーです。他の方の残業時間が平均10ｈだとするとその方のみ40ｈという数字を叩き出しています。これが毎月。
あまり無理をすると心身共に負担をかけて体調をくずしてしまうかもしれませんね。
仕事をさばくのが早くてどんどん依頼される人や、断れないタイプの人は業務が溜まりやすい傾向にあるよう思います。私は後者でした。
こんなケースは一度勇気をもって”断る”ことも大切です。
やんわり断るなら、今他の業務も重なってしまっているので、それらの業務についてある程度目途がついたらお手伝いします・・・など言ってみてはどうでしょうか。
自身の業務量をみつめなおし、ある程度さばいてから再度業務を引き受ける、あるいは上長に相談するようにしましょう。
やるべき仕事に着手できていない
やるべき仕事に着手できていない可能性があります。
これって結構自分では気付かないかもしれませんが下記のようなケースであれば簡単に解決する場合も・・・。
・やたらとメールを見る時間が長い
・電話に時間をとられている
メールを見る時間が長い
あなたの一日に届くメールって何件くらいありますか？
私はCcまであわせると100～200件/日くらい届きます。Toのメールはそのうち1～2割です。このCcメールまで含めて全部見て返信しようと思ったら半日くらいはかかってしまいます。
メール連絡は便利な反面、Ｃｃ（カーボンコピー）というやっかいな形式があります。一応宛先に含めておくので見ておいてください・・・っていうやつですね。
以前は私の会社でもCcに含められていると情報共有したでしょ！みてるよね？という対応でした。ただ100件も200件も目を通しても実際に関係ないメールだってありますし、そもそもそういったメールは無駄！ということで、基本はToだけをみるというスタンスに変わってきています。
後者のような状況に変わりつつある場合は、もうToだけみるという決め打ちでも良いと思います。前者のような社風の場合はCcもToも一緒なのでこちらも優先順位をつけると良いです。
このCcメールにかける時間を削減するだけで1時間/日くらいは軽く浮いてきます。
まず目を通すメールはToから。その後、自身のタスクをこなしながら空き時間でCcをみる。この線引きをするだけでもまずは捌くべき仕事にシフトされますので効果はでるはず。仕事の合間や、終わりに間際にCcを流し見るだけというスケジュールにしてみてはいかがでしょうか。
電話に時間をとられている
メールじゃ伝わりにくい連絡は口頭、または電話で・・・
1日に電話でどれくらい話しますか？
例えば、得意先であったりお客様である場合は、相手が納得されるまでお答えする。で良いと思います。さて部下や同僚、他のチームからの電話や相談っていかがでしょう？
私の例でいくと、多い日は20～30件くらいの電話が部下や同僚、他のチームから鳴ります。1回の電話が10分だと200～300分ですね。
1日8時間労働であった場合、半分近くを占めてしまいます。この状況で定時に帰ろうと思ってもまず不可です。
部下の中には話すことが大好きで、仕事の話から脱線し1時間とか話ている方もいますが・・・さすがにちょっと生産性低下しますよね。
なので基本は要点のみ、目安時間として目標は1分を目指すと良いです。自身で一回あたりにかかる時間をデータを取ったことがあります。当時はだいたい5分程度（余計な会話も含んでいた）でした。
なので電話が多い日だと間違いなく残業時間に突入です。
しかし詳しく説明する場合を除き、ある程度の要件は40秒で終わることがわかりました。
電話開始時間を測定し1分目安で情報交換できるようにトレーニングしていると、本当に伝えるべきこと、確認すべきことをシンプルに聞くことができるので、時短に繋がります。
もしかしたら簡単に状況が変化するかもしれませんよ？
トレーニング方法としては、
・電話する前に確認事項を書き出す（不要なものは省いてみる）
・結論を先に述べる
・なにか調査しなければいけない電話が来た場合は、一旦切って確認後に折り返す
これだけ・・・。
ケースバイケースですが、確認事項を書き出すだけで頭の中を整理できますので無駄が確実に減ります。
参考文書としてベストセラーになっている1分で話せって本が勉強になります。
こちらの本は1分で伝わらない内容は何時間かけても伝わらないでしょって前提の内容です。ついつい長電話してしまう方は一読してみると劇的に変わると思います。
おススメです。
まとめ
今回は仕事が期限までに終わらない場合、少し効率よく進めることができるかもしれません。
・どの仕事から手をつけて良いかわからないから、目の前の仕事から始める（仕事の優先順位がわからない）
・仕事を振られやすく断れない。結果常に忙しい。（仕事量のキャパオーバー）
・メールやその他に気がとられてやるべき仕事に着手できていない。
一度これらの対応をお試しあれ。
